ETIQUETA Y PROTOCOLO

ETIQUETA Y PROTOCOLO

Un repaso por la etimología del término protocolo nos lleva de manera inmediata a protocollum, un vocablo latino. Éste, a su vez, deriva de un concepto de la lengua griega. En concreto, emana de la palabra griega “protokollon”, que es fruto de la suma de dos elementos diferenciados: “protos”, que puede traducirse como “primero”, y “kollea”, que es sinónimo de “pegamento” o “cola”.

Clases de Protocolo 

PROTOCOLO EMPRESARIAL

Protocolo se puede definir como código tácito que define la manera adecuada de interactuar con los miembros de una empresa, que tiene antecedentes en su cultura, y que marca pautas en el estilo de comunicación,  imagen y presentación personal, respeto a la jerarquía (relaciones entre superiores y subalternos, o entre clientes y proveedores, cortesía telefónica, y manejo de la red y de las herramientas de trabajo, entre otros. Los estudiantes y profesionales recién egresados que no han tenido experiencias laborales, y aún los profesionales con varios años de experiencia, deben ajustar su conducta al código de comportamiento de la empresa para responder de manera empática a la cultura de la organización en la que aspiran trabajar.

PROTOCOLO ECLESIÁSTICO

El protocolo religioso contempla multitud de ceremonias y ritos Centrándonos en la iglesia católica, el PAPA, en su orden jerárquico se sitúa como el principal miembro, recibe el tratamiento de su Santidad, santísimo padre, beatísimo padre, santo padre o sumo pontífice. Le siguen los cardenales o príncipes de la iglesia, se les llama por eminencia reverendísima, le siguen los arzobispos y obispos, llamados por Excelencia reverendísima

PROTOCOLO DEPORTIVO.

•  Importancia como medio de relación social
• Mismas normas básicas que otros eventos.
• Presidencia y precedencias
• Tener en cuenta:
• Lugar de celebración
• Seguridad
• Planes de emergencia
•  Afluencia de publico
•  Medios de comunicación
•  Programación

PROTOCOLO UNIVERSITARIO

PUNTO DE PARTIDA PARA ORGANIZAR UN ACTO

Reuniones preparatorias: En primer lugar deberemos mantener una reunión con nuestro superior jerárquico para conocer cuál es el objetivo del acto y el presupuesto con que contamos para ejecutarlo. Una vez conocido los fines que perseguimos en cada Acto tendremos todos los elementos que necesitamos: tipo de invitación, a quien va dirigido el acto y por lo tanto los diferentes sectores sociales a los que deberemos cursar la invitación, el ceremonial a desarrollar, los elementos decorativos, la simbología, etc… Posteriormente mantendremos una segunda reunión con todos los agentes tanto internos como externos que van a intervenir en nuestros Acto. Ya sean los propios protagonistas del Acto (Premiados, Homenajeados, Doctorandos, Posesionarios, Empresarios), es decir, todos aquellos que van a intervenir de forma directa en algún momento de nuestros Acto. Esta reunión de vital importancia va a transmitir seguridad, compromiso y protagonismo a todos los que van a intervenir en el mismo. No hay que olvidar a todo el personal implicado en el Acto que estamos planificando: los técnicos informáticos, técnicos de sonido, personal de seguridad, auxiliares de servicio y miembros de nuestro equipo para repartir las funciones. Es importante mantener reuniones para intercambiar puntos de vista y realizar una puesta en común, su número estará marcado en función de la naturaleza y complejidad del Acto. Es indudable que un acto bien estudiado y preparado tiene muchas posibilidades de éxito. Para ello es necesario designar un equipo de personas que vele en todo momento por el cumplimiento de lo previsto, ya que una sola persona es imposible que coordine cada uno de los movimientos programados y asesore a los protagonistas del Acto. Los días anteriores al Acto será necesario realizar diferentes ensayos repartidos con los distintos tipos de protagonistas para culminar con un ensayo general y así comprobar que todo está a punto. Es necesario ensayar con las personas y realizar una puesta a punto con los elementos que se van a utilizar (sonido, luces, medios informáticos).

Logística en los Actos:

Hay muchos elementos que deberemos controlar, coordinar y preparar para que el Acto brille con luz propia. Por lo tanto deberemos tener en cuenta :

• La limpieza

• Megafonía

• Calefacción o Aire acondicionado

• Seguridad

• Muebles Auxiliares

• Decoración Floral

• Coro, grupo de música, banda, etc.

• Reportaje fotográfico

• Prensa

• Vino español

• Previsión de regalos

• Firma en el Libro de Honor

• Reserva de sitios para Autoridades académicas, reserva para Autoridades según el R.D. de precedencias

• Reserva de sitios para los medios de comunicación, para el grupo de música, coro, ..

• Preparación de la taquilla

• Las banderas, reposteros, roller

• Servicio de guardarropía

Tipos de banquetes

Un banquete es un almuerzo o fiesta pública generalmente celebrada al aire libre, que se completa con platos principales y postres. Por regla general sirve a un propósito festivo o de celebración, tal y como puede ser: la celebración de un evento familiar, una boda, una ceremonia, entre otras.

Uno de los principales objetivos del banquete es la reunión en torno a una mesa y el deleite común de los sentidos; no es de extrañar que la importancia de un banquete se llegue a medir por el número de invitados. La persona que convoca, organiza y corre con los gastos del banquete se denomina anfitrión y es a la que se suele dedicar y agasajar en algunas de las celebraciones culinarias realizadas sobre la mesa.

En la antigua Grecia se celebraban diversos banquetes con objeto puramente festivo como pueden ser las solterías y los simposios que han quedado reflejados en la literatura ("El banquete" de los diálogos de Platón) y los grabados de la época (por ejemplo en las representaciones de la necrópolis de Tarquinia). Los banquetes de la Edad Media y el Renacimiento europeo se celebraban en las clases más pudientes y en la mayoría de los casos servían a fines prácticos al poder, en ellos se cerraban pactos, alianzas y convenios, reconciliaciones entre enemigos, etc.

Hoy en día los banquetes se pueden clasifican de la siguiente manera:

• El tipo cóctel: es ideal cuando el número de invitados a la fiesta es reducido o se prefiere llevar a cabo una celebración sencilla y muy dinámica. Aplica a eventos donde el ambiente es un tanto informal, se puede organizar a cualquier hora del día.

• El tipo buffet: es muy usual, porque los invitados pueden servirse de una manera cómoda las veces que lo deseen. Además, este servicio puede contar con una gran variedad de platillos para los diversos paladares.

• El tipo platillo: son muy usuales ya que los invitados son atendidos en todo momento por los meseros, de esta forma el invitado sólo se preocupo por relajarse y disfrutar mientras se le atiende.

Es muy importante elegir un buen menú acorde a la cantidad de invitados, al motivo del mismo y al presupuesto con que se cuente para llevar a cabo el evento.

Tipos de mesa para banquetes

La organización de un banquete requiere tomar muchas decisiones. Una de las más importantes es elegir el tipo de mesa más idóneo, en función de los objetivos del encuentro.

MESA REDONDA

La mesa redonda es la más habitual en banquetes y celebraciones, ya que permite la interacción entre todos los comensales. Todos mantienen el contacto visual y pueden comunicarse con fluidez durante la comida.

Es una mesa de integración, ya que las presidencias quedan muy difuminadas y no se marcan las diferencias jerárquicas entre los invitados.

En hostelería se utilizan tableros redondos de diferentes medidas, de manera que puedan dar cabida desde seis a doce o trece comensales. Más resulta incómodo, porque se pierde la capacidad de interactuación.

Una gran ventaja de esta mesa tan versátil es que permite utilizar diversos tamaños de tablero y distinto número de ocupantes en cada uno en un mismo banquete sin que por ello el conjunto resulte antiestético o desequilibrado.

MESA CUADRADA

Destaca por su estética y originalidad, aunque no es muy utilizada en banquetes. El motivo principal es que obliga a sentar a un número par de comensales y no resulta muy versátil, a diferencia de la redonda. El tamaño de mesa cuadrada más acogedor puede integrar a cuatro, seis u ocho comensales, no más.

Una de sus principales características es que no resalta la presidencia ni la distribución jerárquica de sus integrantes, por lo que no es muy adecuada para actos institucionales o protocolarios, pero sí para reuniones más íntimos o familiares.

MESA RECTANGULAR

En el caso de necesitar una única mesa, ésta es la más utilizada. Ocupa menos que la redonda y la cuadrada para el mismo número de comensales, por lo que se aconseja para bodas grandes y, sobre todo, con poco espacio para el montaje. Dependiendo del tamaño pueden colocarse hasta 20 y 30 personas.

El inconveniente es que si su tamaño es muy grande, genera varias conversaciones, ante la imposibilidad de que todos los integrantes se vean las caras.

Es un tipo de mesa muy utilizada en comidas formales porque marca mucho la presidencia, tanto si es inglesa (en las cabeceras) como francesa (en los laterales).

MESA OVALADA

Funciona igual que la rectangular, pero con la característica de tener los dos extremos en forma redondeada. No es muy común en establecimientos de hostelería porque no permite adosarle otras mesas.

Por su forma, la presidencia en la cabecera queda muy difuminada, por tanto, para ocasiones muy formales, es más recomendable organizar a los comensales bajo una presidencia a la francesa, que resalta más las jerarquías.

Si su tamaño es amplio, ocurre lo mismo que en la rectangular: no se puede tener una conversación uniforme. Si su tamaño es pequeño, aporta la ventaja de que todos los invitados pueden verse y mantener una conversación común, lo mismo que ocurre en las mesas redondas.

MESA IMPERIAL

Antiguamente se denominaba ‘imperial’ a la mesa que era de grandes dimensiones (para más de 50 comensales); en la actualidad se denomina así a cualquier mesa con los extremos redondeados y los laterales rectos, es decir, su forma es rectangular pero cerrada en redondo para poder ocupar sus extremos y aprovechar todo el espacio y dimensión de la mesa. Esto ofrece una ventaja adicional: todos los comensales tienen acompañante a derecha e izquierda, ya que no existen esquinas.

Es uno de los tipos de mesa más utilizado en eventos empresariales, institucionales y en comidas en las que se ponga una única mesa, especialmente a partir de 30 comensales.

En la mesa imperial siempre se colocan las presidencias en el centro, a la francesa.

Protocolo en hotelería

Las reglas del protocolo suelen ser importantes en toda empresa, sin embargo en el ámbito de la hoteleria su importancia se revaloriza. A continuación te contamos cuáles son las principales normas protocolares de los establecimientos hoteleros.

Para ofrecer un servicio de calidad, los servicios de hoteleria deben contar con normas de protocolo de acuerdo a cada puesto y función que se desempeñe. Por eso es importante que el personal cuente con la formación y capacitación adecuada para estar siempre a la altura de las circunstancias.

Los servicios y normas protocolares suelen estar determinadas por la categoría o el número de estrellas del hotel, en donde el personal debe garantizar al cliente el servicio y la atención correspondiente.

La recepción, un aspecto fundamental en hoteleria

 

Uno de los aspectos básicos del protocolo en hotelería consiste en la recepción. El recepcionista es la primera persona que encuentra el cliente al ingresar al hotel y por lo tanto es su primera impresión del lugar.

En hoteleria debe implementarse un manual de protocolo interno en el cual se dejan establecidas las normas protocolares más importantes que se adecúan a la características propias del hotel. Sin embargo existen ciertas reglas básicas que no pueden pasarse por alto:

- Ser amables y respetuosos en todo momento, tanto con los clientes como con todo el personal que conforma la empresa.

- Cuidar las expresiones, el tono de voz y el vocabulario.

- Estar atento a las sugerencias y demandas de los clientes.

- Mantener la discreción. Ser reservado.

- Cuidar el aspecto personal. Mantener la higiene personal y la pulcritud en el uniforme de trabajo.

- Realizar las tareas de modo responsable, evitando vociferar o hacer ruidos excesivos.

Como podemos ver el protocolo en hoteleria incluye varios aspectos importantes como el saludo, los tratamientos, la etiqueta, las decoración, etc. Si todos estos aspectos se aplican correctamente, la imagen del establecimiento mejorará notablemente. Si te gustaría aprender mucho más sobre el protocolo en hoteleria, te invitamos a realizar el curso de Asistente en Hotelería y turismo a distancia. ¡No dejes pasar la oportunidad de aprender una profesión con grandes expectativas laborales!

Cómo saludar y dar la mano a una persona

 

Un saludo correcto puede ser la puerta de entrada a una relación de éxito. La seguridad y firmeza con que se da la mano es fundamental para causar una buena impresión. Aprender a dar la mano es una cuestión muy importante para cualquier persona, teniendo en cuenta que es el saludo más extendido y utilizado en todo el mundo.

En el momento de dar la mano hay que tener en cuenta ciertas cuestiones importantes:

1. Salvo situaciones especiales, siempre debe dar la mano estando ambas personas en pie, al mismo nivel. El saludo se debe hacer alargando ligeramente el brazo, sin extenderlo demasiado, pero sin tenerlo, tampoco, muy pegado al cuerpo.

2. Ni que decir tiene, que las manos siempre limpias y no enguantadas (saludar con los guantes puestos). Si tiene algún problema de sudoración excesiva o similar, trate de secarse la mano antes de ofrecerla o bien consulte con un médico para tratar de darle una solución a su problema. Si tiene las manos sucias por alguna razón, laboral u ocasional, puede esgrimir una disculpa para no darla, como que no quiere manchar a la otra persona.

3. Al momento de dar la mano, tiene que ofrecer una sonrisa o expresión de agrado, y debe mirar a los ojos de la persona que saluda, no mirar para otro lado o mirar para el suelo. El contacto visual es importante. Hay que demostrar que verdaderamente está satisfecho con ese encuentro o saludo.

4. En una línea de recepción se da la mano por el orden establecido en la línea. En grupos o reuniones menos formales, debe empezar por las personas de mayor edad, las señoras, los caballeros y si hay menores, en último lugar ellos.

"Un buen apretón de manos debe ser firme y breve, que transmita seguridad"

5. A las mujeres no se las debe presentar como "mi señora", sino como "mi mujer", "mi compañera", "mi esposa", etc. A ambos sexos se les debe presentar con el nombre y su primer apellido. Es bueno para las posteriores conversaciones que se pueden dar entre ellos. Si es una reunión de negocios o de empresa, al nombre y apellido se le suele agregar el cargo o posición que ocupa en la empresa. Don Nombre Apellido, Jefe de Marketing.

6. El apretón de manos, mejor firme que flojo. Firme, sin cortarle la circulación de la mano a la persona a la que saluda. Y además de firme, breve. Nada de dejar la mano pegada, salvo que sea un político, un famoso, etcétera, y tenga que mantener el saludo para posar delante de la prensa gráfica y otros medios.

7. Un apretón de manos no se hace con la otra mano en el bolsillo, fumando, con las gafas de sol puestas, mientras se tiene comida en la boca, o cualquier otra situación similar. El apretón de manos requiere una "dedicación" plena al saludo.

8. En el saludo los dedos pulgares se entrecruzan y los cuatro restantes "abrazan" la mano de la persona a la cual se saluda. La mano de la otra persona, hace lo mismo con la suya. No utilice la otra mano para ponerla encima de la mano de la persona a la que saluda. Solo se hace cuando hay un conocimiento previo de la otra persona, y aún así, no es el saludo más adecuado. Tampoco mueva el brazo como si se estuviera electrocutando. Un ligero movimiento será suficiente, no hace falta "batir" el brazo de forma muy marcada.

9. En algunos lugares del mundo existe la costumbre, al dar la mano, de tomar el brazo a la altura del codo del saludado o el antebrazo.

10. Ofrece la mano la persona de más edad, mayor rango o importancia, la mujer al hombre, el jefe al empleado, etcétera. Hay que diferenciar el entorno social del laboral. En el entorno social un hombre debe esperar a que la mujer le ofrezca la mano. En el ámbito laboral, si el hombre tiene un mayor rango o posición será él quien ofrezca la mano a la mujer, en un saludo profesional.

11. Si por error ofrece usted su mano a una persona de mayor rango, edad, etcétera, tampoco se eche atrás. Siga el saludo como si tal cosa. Algunas veces un error se hace más notable cuando se trata de corregir.

12. La mano se debe dar en posición vertical -para estar en un plano de igualdad-. No es demasiado correcto dar la mano ni con la palma de la mano hacia arriba -denota sumisión, sometimiento-, ni con la palma de la mano hacia abajo -indica una posición dominante.

Protocolo hospitalario 

Sin duda, nadie estamos exentos de defectos, errores y virtudes, pero cuando esos elementos circunstanciales se producen en un lugar íntimo como es en una habitación de un hospital y con unos pacientes esperando, junto a sus familiares, para entrar en quirófano a menos de una hora, los pacientes se ponen nerviosos, especialmente cuando el cirujano que te va a operar esta nervioso y encima tiene un informe equivocado por un error administrativo. Otro grave error es cuando se profana o se altera la intimidad del paciente en su propia habitación; con actuaciones y formas de conductas negativa entre médico especialista y enfermera a través de una disputa dialéctica, lo que motiva un total nerviosismos de los pacientes antes de bajar al quirófano.

Por todo ello, determinadas formas de conductas te dejan hipnotizado, perplejo y asombrado ante ese tipo de actuaciones negativas provocada por algunos profesionales de la medicina especializada. Podría dar nombre y apellidos, pero de momento prefiero no publicarlos, pues lo que sucedió el pasado día 24 de marzo a las 14:15 horas en el hospital Universitario de Canarias (HUC), en la planta tercera de ginecología, habitación 310 fue lamentable, pero no quiero entra en detalles para no alarmar a los ciudadanos y pacientes. No descubro nada nuevo, si digo que en todos los trabajos y profesiones hay errores humanos, pero hay que tener en cuenta como, cuando y donde se producen estos errores, pues un error administrativo de un informe de un determinado paciente puede conducir fácilmente a una negligencia médica.

Universitario

Protocolo eventos universitarios

En el ámbito universitario aún se celebran actos que cuentan con un gran componente ceremonioso, y que guardan tradiciones y costumbres centenarias. Los actos como apertura del curso universitario o el...

Clasificación de los actos universitarios

Los actos universitarios: su clasificación

Ceremonias Solemnes

 

Son ceremonias solemnes aquellas de carácter Académico que la Universidad de Los Lagos celebra tradicionalmente cada año, cuya realización debe guiarse por un ceremonial preestablecido. Su organización es responsabilidad de la Unidad de Organización y Producción de Eventos, quienes deberán contar con el apoyo de las unidades coordinadoras y en, algunos casos, por alumnos de la Universidad.

Para asegurar el éxito de la actividad, es importante conformar equipos de trabajo.
La Universidad de Los Lagos considera ceremonias solemnes las siguientes:

• Aniversario Institucional.
• Cuenta Pública del Rector de la Universidad.
• Acto de Bienvenida de Alumnos de Primer Año.
• Ceremonia de Inauguración de Año Académico.
• Asunción del Rector.
• Entrega de Grados Académicos Honoríficos (Doctor Honoris Causa y Profesor Extraordinario, Profesor Emérito).
• Entrega de Grados Académicos y Títulos Profesionales.

Ceremonias Institucionales

Son ceremonias Institucionales aquellos eventos que involucran a toda la comunidad universitaria o a una o más de sus unidades, con instituciones externas, y que requieren de ciertas formalidades.
Estas ceremonias podrán ser organizadas por las unidades involucradas y contarán con la asesoría de la Unidad de Organización y Producción de Eventos en lo relativo a coordinación para su ejecución. Las invitaciones serán suscritas por el Rector y la máxima autoridad de la unidad organizadora. En caso de ausencia del Rector, le corresponderá a la autoridad que le preside.
Son ceremonias Institucionales:

• Entrega de becas.
• Inauguración de obras de carácter Institucional.
• Ceremonias de inauguración o clausura de actividades de extensión académica (Seminarios, Congresos, etc.).
• Presentación de libros.
• Eventos artísticos.
• Inauguración de Exposiciones.
• Día del Trabajador.
• Celebración de Efemérides.
• Inicio o presentación de resultados de proyectos.
• Reconocimientos y homenajes.
• Fiestas Patrias, entre otros.

Ceremonias Interinstitucionales

Son actividades que involucran a dos o más instituciones con el propósito de crear, mantener y estrechar vínculos. Su organización será de responsabilidad de la unidad directamente beneficiada que contará con la colaboración de la Unidad de Organización y Producción de Eventos. Las invitaciones serán cursadas por las máximas autoridades de las entidades involucradas, y si ello no fuese posible, sólo por la Rectoría.

Son ceremonias interinstitucionales:

• Firma de convenios o acuerdos.
• Entrega de donaciones.
• Visitas protocolares.
• Lanzamiento/presentación de proyectos, concursos, licitaciones y otras iniciativas.
• Charlas de empresas.

Actos y ceremonias. Clasificación

Todo acto Institucional requiere de ciertas formalidades en su desarrollo, para otorgarle la solemnidad inherente a su carácter

Ceremonias solemnes y actos institucionales. Tipos de actos

Todo acto Institucional requiere de ciertas formalidades en su desarrollo, para otorgarle la solemnidad inherente a su carácter.
Resulta conveniente que las distintas Unidades Académicas de nuestra Universidad puedan ordenar el ceremonial y protocolo de los actos que organicen sobre bases comunes para toda la institución.

Clasificación de los actos y las ceremonias

1. Ceremonias solemnes

Son aquellas actividades que la Universidad celebra anual o eventualmente de acuerdo a las normas establecidas, en un contexto de gran formalidad y con una rigurosa planificación. Cada uno de estos actos involucra a toda la comunidad universitaria, por su objetivo integrador y de interacción comunicacional entre los estamentos de la Universidad.

Las invitaciones de estos actos serán suscritas por el señor Rector y en algunos casos como la Colación de Grado que lo hará en conjunto con el señor Decano de Facultad.

Son ceremonias solemnes:

- Colación de Grado.
- Asunción de Autoridades.
- Entrega de reconocimiento honoríficos Doctorado Honoris Causa.
- Aniversario institucional.

2. Actos institucionales

Son todas aquellas actividades organizadas por las Facultades o Unidades Académicas o Administrativas, que tienen un objetivo específico y su organización es de responsabilidad de la Unidad Académica directamente beneficiada.

Los actos Institucionales se dividen en:

Académicos:

- Apertura y clausura del año académico.

- Cambio de Abanderados.

- Entrega de Distinciones; Profesor Emérito, Profesor Honorario.

- Presentaciones de libros.

- Firma de Convenios entre entes educativos.

- Seminarios y Congresos organizados por la universidad.

No Académicos:

- Asamblea Universitaria.

- Inauguraciones de espacios físicos.

- Firma de convenios con instituciones no educativas, entidades, instituciones intermedias y empresas.

- Otros: Duelos y fallecimientos, Ofrendas forales. Entrega de donaciones. Entrega de medallas a los 25 años de servicio al Personal Universitario por 25 y 30 años de servicio en la Universidad, y jubilados, según Decreto Nacional Nº 1234/78, Artículo 4º y Reglamentación vigente de cada Institución.

Tarjeta de invitación. Correspondencia protocolar

Es una comunicación formal, impresa en cartulina, y establece un compromiso entre invitante e invitado

Redacción y envío de tarjetas de invitación

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La invitación es una comunicación formal, impresa en cartulina, y establece un compromiso entre invitante e invitado.
Al remitirse una invitación a una actividad oficial de la Universidad, se deberán guardar las siguientes formalidades:

   A. La invitación a un acto o ceremonia debe formalizarse a través de una tarjeta o nota protocolar.

   B. La redacción debe realizarse en tercera persona.

   C. El tiempo de despacho previo de una invitación es de siete (7) días hábiles, como mínimo, y quince (15) días, como máximo.

   Si entre los invitados se encuentran autoridades nacionales como el Presidente de la República, Presidentes del Senado y de la Cámara de Diputados, ex Presidentes de la República, Nuncio Apostólico, Cardenales, Obispos, Embajadores Extranjeros, Ministros de Estado, autoridades nacionales con rango de Ministro, Comandantes en Jefe de las Fuerzas Armadas y de Orden, las invita ciones deberán ser cursadas con treinta (30) días de antelación y suscritas por el Rector.

   D. Si entre los invitados se encuentran autoridades regionales como el Intendente Regional, diputado/s y senador/s de la zona, Presidente de la Corte de Apelaciones, Obispo/s, Gobernador/es, Intendente/s, y representantes de las Fuerzas Armadas y de Orden, las invitaciones serán cursadas por el Rector y deberán remitirse con veinte (20) días de antelación.

   E. La invitación debe hacerse imprimir, considerando el manual gráfico de la Universidad, indicando claramente el propósito de la misma, lugar, hora y demás pormenores que sean del caso.

   F. Si la invitación es personalizada (recomendable) debe indicarse nombre/s y apellido/s y cargo del invitante, unidad y/o institución, nombre/s y apellido/s del invitado.

   G. Si la invitación es genérica el invitado debe ser tratado de usted, sin abreviación (Ud.)

   H. Toda invitación -sea tarjeta o nota protocolar- debe redactarse en tercera persona.

   I. Las invitaciones por tarjeta se inician con el cargo del invitante seguido del nombre/s y apellido/s. Esto para evitar la firma, de lo contrario exige que se firmen.

   J. Todas las invitaciones deben ser previamente enviadas a Relaciones Públicas, la que recomendará cambios en su redacción o presentación, si no se cumplen las normas protocolares corporativas.

   K. La respuesta a toda invitación que la solicite debe darse dentro del término de cuarenta y ocho (48) horas o inmediatamente, cuando fuese el caso de premura de tiempo, evitando posteriormente modificar esa respuesta, para no causar molestias al invitante.

   L. En caso de un imprevisto que impida la asistencia ya confirmada de un directivo o jefe de unidad, debe dar cuenta a los organizadores, para evitar su inclusión en el protocolo.

Las partes que constituyen una invitación son:

   - Nombre/s, apellido/s, cargo del que invita y denominación de la institución.
   - Nombre/s y apellido/s del invitado/a manuscrito si es personalizada.
   - Invitación (a qué).
   - Motivo (sólo en algunos casos).
   - Fecha del acto (día, mes).

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   - Hora de inicio y término según sea el caso.
   - Lugar (dirección).
   - Fecha de emisión (la que incluye ciudad, mes y año, omitiendo el día).

Se deben recordar los siguientes aspectos sobre las invitaciones:

   - La jerarquía del invitado determinara el modo de formular la invitación.

   - Si la invitación se refiere a un acto relacionado con el honor de una persona, se debe anotar, manuscrito, el motivo en la parte superior de la tarjeta.

   - En la parte inferior izquierda se pondrá la fórmula S.R.C. (se ruega confrmación), debe darse en el término de cuarenta y ocho (48) horas o inmediatamente si la fecha está muy próxima, evitando modificar posteriormente esas respuestas para no causar dificultades al invitante.

   - Cuando la invitación se ha formulado, personal o telefónicamente, se debe enviar igual la tarjeta con una nota manuscrita en la parte inferior de la misma ( Para Recordar, P.M. ) cuidando de tachar con una línea a tinta la mención que solicita respuesta (S.R.C o R.S.V.P. ).

   - Actualmente con del amplio desarrollo de la tecnología se recomienda enviar la invitación también por e-mail -correo electrónico- para reforzar la entrega y solicitando una confrmación de recibido, nos aseguraremos de que la invitación llegó sin dudas.